E-Rechnung im Weingut: Was Handel und Gastronomie jetzt verlangen

Ein PDF ist keine E-Rechnung. Das ist der Satz, an dem sich die meisten Missverständnisse aufhängen — und er stimmt seit dem 1. Januar 2025 auch rechtlich.

Der Unterschied: lesbar für wen?

Eine PDF-Rechnung ist ein Bild von einer Rechnung. Ein Mensch liest sie problemlos, eine Buchhaltungssoftware muss raten. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — Rechnungsnummer, Positionen, Steuersätze und Beträge stehen darin als Felder, nicht als Pixel.

Der Empfänger muss nichts abtippen und nichts erkennen lassen. Das ist der ganze Zweck.

Die drei Formatnamen, die Sie hören werden

• XRechnung — reines XML, keine Sichtdarstellung. Der Standard im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0) — ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das die XML-Daten eingebettet sind. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Für den Mittelstand meist die praktischste Variante.
• Factur-X — dasselbe wie ZUGFeRD, nur mit französischem Namen. Die beiden Formate sind technisch deckungsgleich; wer ZUGFeRD kann, kann auch nach Frankreich liefern.

Alle drei erfüllen EN 16931. Welches man nimmt, hängt vom Empfänger ab — und ein System, das ausstellt, sollte alle drei können, ohne dass man darüber nachdenkt.

Die Fristen, sortiert

Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze. Praktisch heißt das: eine E-Mail-Adresse, die den Eingang annimmt, und die Fähigkeit, den Datensatz zu verarbeiten und aufzubewahren.

Beim Versenden ist es gestaffelt:

• Bis Ende 2026 dürfen Sie im inländischen B2B weiter Papier oder einfaches PDF schicken — sofern der Empfänger einverstanden ist.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.

Für viele Weingüter bedeutet das: 2027 noch nicht, 2028 auf jeden Fall.

Warum das für Weingüter früher relevant wird als die Fristen sagen

Die Frist sagt, wann Sie müssen. Der Handel sagt, wann Sie sollten. Große Abnehmer — Handelsketten, Gastronomiegruppen, Cateringbetriebe, öffentliche Auftraggeber — haben ihre Eingangsverarbeitung längst umgestellt und akzeptieren zunehmend nichts anderes mehr. Wer da eine PDF-Rechnung schickt, bekommt sie zurück oder wartet auf sein Geld.

Der Endkundenverkauf ab Hof ist davon nicht betroffen — die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen. Wer nur direkt vermarktet, hat Zeit. Wer Gastronomie und Handel beliefert, hat sie nicht.

Aufbewahrung: acht Jahre, und zwar den Datensatz

Aufzubewahren ist der strukturierte Teil der Rechnung, nicht der Ausdruck. Ein Ausdruck der PDF-Ansicht genügt nicht — die XML-Daten müssen unverändert und maschinell auswertbar erhalten bleiben. Das ist weniger dramatisch, als es klingt, aber es schließt den Ordner im Regal als alleinige Lösung aus.

Was ein Weingut praktisch tun sollte

1. Empfang klären. Können Sie E-Rechnungen annehmen und verarbeiten? Das gilt seit 2025 und wird gern übersehen, weil man an den Versand denkt.
2. Stammdaten aufräumen. E-Rechnungen sind streng: fehlende Steuernummer, unklare Einheiten, ungenaue Artikelbezeichnungen führen zu Ablehnung. Wer seine Artikelstammdaten sauber hat, hat die halbe Arbeit erledigt.
3. Nicht auf ein Zusatzmodul warten. E-Rechnung ist kein Sonderfall mehr, sondern die Normalform. Ein System, das sie als Aufpreis verkauft, verkauft Ihnen den Normalfall zweimal.

Der beste Zustand ist der, in dem die Frage gar nicht mehr auftaucht: Sie schreiben eine Rechnung, und sie ist ab Werk eine E-Rechnung — im Format, das der Empfänger versteht.